Validación de datos Access

Como validar campos en Access

Es muy común que necesitemos asegurar la consistencia de los datos, sobre todo en aquellos campos que pudieran ser filtrados posteriormente para clasificar y consultar información.  En estos casos debemos validar los datos al momento de la digitación, para de esta manera evitarnos más trabajo cuando la Base de Datos entre en producción. Aunque este concepto es muy conocido por las personas con cierta experiencia en Bases de Datos, es recomendable que las personas que están comenzando a familiarizarse con Las Bases de Datos Access se acostumbren a aplicarlo desde sus primeras prácticas con esta herramienta.

Las reglas de validación se utilizan para comparar los datos que se van ingresando a las tablas con los que ha establecido el desarrollador de la Base de Datos como válidos. Existe una propiedad llamada “Regla de validación”, la cual puedes observar en la sección “propiedades del campo”.

Primero debes entrar a la tabla en vista diseño y seleccionar el campo que quieres validar (ubicar la tabla en el panel de navegación, presionar el botón derecho del mouse y seleccionar vista diseño en el menú).

Posteriormente debes seleccionar el campo a validar y cambiar las siguientes propiedades:

1. Regla de validación: En la regla de validación, debes digitar entre comillas  las letras o grupos de letras permitidos para dicho campo, separando con la letra “O”  las opciones válidas.

2. Texto de validación: En el texto de validación debes digitar un texto explicativo de los valores permitidos para este campo.

En este ejemplo podemos observar como la regla de validación espera para un campo de estado civil:

C: En caso de ser casad(o/a)

Ó

S: En caso de ser solter(o/a)

Si el usuario intenta entrar un valor inválido, dicha propiedad abre un cuadro de dialogo con el mensaje  especificado en la propiedad texto de validación, en este caso mostraría el mensaje:

“El valor debe ser “C” casad(o/a) o  ”S” solter(o/a)”